La modernización de la administración pública es una de las prioridades a nivel mundial de las gestiones estatales en los últimos años. No solo implica un pasaje del papel al archivo digital que beneficia al cuidado del medioambiente, sino que también agiliza el tiempo de respuesta hacia las peticiones y solicitudes de los vecinos al momento de requerir cierta documentación para diferentes tipos de trámites.
Por estas razones, la Ciudad de Buenos Aires intensifica las tareas de digitalización de su Archivo General. El proyecto se llama ArchiBA y representa una gestión documental basada en una forma más ágil y moderna de administrar, preservar, digitalizar, indexar (registrar de manera ordenada) y gestionar los documentos. Se trata de una iniciativa de características sin precedentes en un organismo estatal, que ya le permitió preservar más de 6 millones y medio de documentos públicos.
Al digitalizar la información y depurar el papel, el Gobierno porteño redujo la cantidad de residuos papeleros, promoviendo la reutilización y reciclaje de materiales. A la fecha, se depuraron alrededor de 84 toneladas de papel.
En términos financieros, el proyecto significó un ahorro de más de 10 millones de dólares desde su inicio a la fecha. “ArchiBA es el proyecto de digitalización más grande de la historia de la administración pública de Buenos Aires”, expresa Germán Medina, gerente operativo de Diseño de Proyectos Digitales de la Secretaría Legal y Técnica porteña.
Desde su planta de más de 11 mil metros cuadrados, ubicada en el barrio de Parque Patricios, una dotación de 62 trabajadores especializados clasifica, archiva y conserva documentos de interés: expedientes de los ministerios, legajos de empleados, de docentes, historias clínicas de hospitales y de pacientes, planos de obras públicas y de habilitaciones, libros de educación, títulos de estudio secundario, actas de nacimiento, matrimonio y defunción, entre otros.
La información en formato físico almacenada es digitalizada a través de modernos scanners de alta velocidad, permitiendo dar respuesta a grandes volúmenes de documentos en tamaño A4 y planos de distintos tipos y formatos. “A partir de los scanners de alta velocidad podemos digitalizar hasta 50 mil imágenes por día”, detalla Medina.
Posteriormente, la documentación digitalizada es indexada a través de varios campos, logrando así mayor seguridad en el resguardo de la información y generando una búsqueda más eficiente y mejores tiempos de respuesta a las solicitudes de los distintos organismos internos y vecinos de la Ciudad.
Al presente, el foco del trabajo está en recuperar el papel depurado para su posterior reciclado, cerrando así el ciclo de vida de los materiales y minimizando el impacto ambiental.
“Resguardamos todo tipo de información, por ejemplo tenemos actas de nacimiento históricas. Una de las más viejas que tenemos es del año 1886”, declara Medina. Y añade: “Al tener las distintas actas de nacimiento, tenemos a nuestro cuidado las de personajes históricos de la Ciudad y de gran influencia mundial, como Jorge Luis Borges y Charly García”.
Desde el inicio del proyecto en 2017 hasta la fecha se migraron más de 157 mil cajas y se digitalizaron más de 116 millones de imágenes. Además, en el último tiempo se continuó con los trabajos de ampliación en la Nave I, el espacio más novedoso del predio, lo que permitió aumentar la capacidad de almacenamiento de todo el Archivo General a más de 150 mil cajas. “Esta nueva nave cumple con todos los reglamentos de seguridad para la conservación de esta clase de documentación y actualmente tiene capacidad para 69 mil cajas, aunque puede ampliarse a 140 mil”, confirma el Gerente Operativo.
A su vez, la administración porteña explora nuevas alternativas y tecnologías emergentes para una gestión documental más eficiente y moderna; por ejemplo, la posibilidad de implementar inteligencia artificial (IA) en algunos de los procesos, para así automatizarlos y mejorar la precisión en la búsqueda de información, entre otros beneficios para los usuarios. “Esta iniciativa forma parte de nuestra visión de una Ciudad inteligente y sostenible, donde la tecnología y la innovación se ponen al servicio de la ciudadanía”, dijo el Jefe de Gobierno Jorge Macri al respecto.
También se tiene previsto continuar con las obras de ampliación y mejoras edilicias del Archivo, con el objetivo de optimizar el uso del espacio, y mejorar la organización y localización de los documentos.